Datenschutz- und Nutzungsvereinbarung für CFQ Vertrieb

1. Worum es geht

CFQ Vertrieb ist die Vertriebsplattform der Cashflow Quartier – Real Estate GmbH („Cashflow Quartier“, „wir“). Sie ist erreichbar unter vertrieb.jmb-dashboard.com (Team), partner.jmb-dashboard.com (Vertriebspartner, Finanzierer, Verkäufergesellschaften) und künftig unter sales.cashflowquartier.com. Dazu gehören der Kundenbereich (/portal) und die Anbindung an KI-Assistenten (Claude).

Diese Vereinbarung erklärt, welche personenbezogenen Daten wir in der Plattform verarbeiten, wofür wir das tun, wer die Daten bekommt, wie lange wir sie behalten und welche Rechte Sie haben. Sie legt außerdem fest, wozu Sie sich als Nutzerin oder Nutzer verpflichten (Abschnitt 9), weil in der Plattform sehr sensible Daten von Kunden liegen, zum Beispiel Ausweiskopien, Gehaltsnachweise und Kontoauszüge.

Sie gilt für alle, die sich anmelden: Mitarbeiter von Cashflow Quartier, interne und externe Vertriebler, Vertriebsleitung, Setter, Finanzierer, Verkäufergesellschaften, Verwalter, Operations Team, Akquisiteure, Entwickler und Beobachter. Für Kunden im Kundenbereich gelten ergänzend die dort gezeigten Hinweise und Einwilligungen.

Mit „Ich stimme zu“ bestätigen Sie, dass Sie diese Vereinbarung gelesen haben, und verpflichten sich zu den Regeln in Abschnitt 9. Ohne Zustimmung können Sie die Plattform nicht nutzen.

2. Verantwortliche Stelle und Kontakt

Verantwortlich für die Datenverarbeitung in CFQ Vertrieb ist:

Cashflow Quartier – Real Estate GmbH
Alte Freiheit 16-18, 42103 Wuppertal
Handelsregister: Amtsgericht Wuppertal, HRB 33792
Vertreten durch den Geschäftsführer Jan-Moritz Becker
Telefon: 0202 94698850
E-Mail: Kontakt@cashflowquartier.com

Für alle Fragen zum Datenschutz, für Auskünfte und für die Ausübung Ihrer Rechte schreiben Sie an Kontakt@cashflowquartier.com mit dem Betreff „Datenschutz“. Sie erreichen uns darüber jederzeit, auch ohne Anmeldung in der Plattform.

Die Plattform wird von Cashflow Quartier betrieben und zusammen mit verbundenen Gesellschaften der Cashflow-Quartier-Gruppe genutzt: Die CQ – Property Management GmbH nutzt sie als Hausverwaltung (Vermietung, Renovierung, Mietanpassung der verwalteten Wohnungen), die CQ Eschweiler GmbH & Co. KG für den Verkauf ihrer Objekte und die Abrechnung der Provisionen. Für diese gemeinsame Nutzung legen Cashflow Quartier und die beteiligten Gesellschaften ihre Verantwortung untereinander in einer Vereinbarung nach Art. 26 DSGVO fest; das Wesentliche daraus stellen wir Ihnen auf Anfrage zur Verfügung. Ihr Ansprechpartner für alle Rechte und Fragen bleibt in jedem Fall Cashflow Quartier.

3. Welche Daten wir über Sie als Nutzer verarbeiten

Aufruf der Seiten. Beim Aufruf der Anmeldeseiten und der Plattform verarbeitet unser Hosting-Dienstleister Cloudflare technische Daten wie IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse und Browser-Kennung, um Angriffe abzuwehren und die Seiten auszuliefern. Diese Daten werden nur kurz gespeichert und nicht mit Ihrem Konto verknüpft, außer bei einer Anmeldung oder Zustimmung (siehe unten).

Stammdaten und Kontakt. Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Firma oder Firmierung, Rolle in der Plattform, Anrede, auf Wunsch ein Profilbild.

Anmeldung und Sicherheit. E-Mail-Adresse, Zeitpunkt jeder Anmeldung und Art der Anmeldung (Anmeldecode, Google, Passwort), bei Google-Anmeldung die Kennung Ihres Google-Kontos, Passwörter ausschließlich als Prüfsumme (nie im Klartext), Sitzungen, IP-Adresse und Browser-Kennung bei Anmeldung und bei der Zustimmung zu dieser Vereinbarung, fehlgeschlagene Anmeldeversuche, der Einladungslink, über den Sie gekommen sind.

Abrechnungsdaten. Wenn Sie eine Vergütung von uns erhalten (Vertriebler, Vertriebspartner, Setter, Akquisiteure, Tippgeber, Vertriebsleitung): vollständiger Name, Firmierung, Rechnungsadresse, umsatzsteuerliche Stellung, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, IBAN und Kontoinhaber, Abrechnungs-E-Mail. Externe Vertriebspartner laden zusätzlich ihren Nachweis der Erlaubnis nach § 34c GewO hoch.

Vertrags- und Vergütungsdaten. Ihr Provisionsmodell, Provisionsvereinbarungen und Nachträge je Deal, deren Annahme mit Name, Zeitpunkt, IP-Adresse und gegebenenfalls Ihrer Unterschrift, Gutschriften und Abrechnungen, Zielvorgaben, bei Mitarbeitern gegebenenfalls das Fixgehalt (sichtbar nur für Sie selbst und die Geschäftsführung).

Ihre Arbeit in der Plattform. Alles, was Sie anlegen oder ändern, wird mit Ihrem Namen und dem Zeitpunkt gespeichert: Deals, Kunden, Phasenwechsel, Zuweisungen, Aufgaben und Kommentare, Chat-Nachrichten, hochgeladene Dateien, Einstellungen, Automationen, Wünsche und Fehlermeldungen (Abschnitt 6).

Leistungs- und Auswertungsdaten. Anzahl und Volumen Ihrer Verkäufe, Beurkundungen und Auszahlungen, Termine (T1, T2, Besichtigungen, Notartermine), Durchlaufzeiten je Phase, Ihre Provision und deren Hochrechnung, Ihre Position in der Rangliste; bei Settern die gehaltenen Erstgespräche aus Calendly; bei Akquisiteuren das Einkaufsvolumen; beim Operations Team Kennzahlen zu Vermietung, Renovierung und Mietanpassung samt Erfolgsbonus.

Verbundene Dienste (nur wenn Sie sie selbst verbinden). Zugangsdaten zu Ihrem E-Mail-Konto (Google, Microsoft 365 oder ein Postfach per IMAP/SMTP), verschlüsselt gespeichert; Ihre E-Mails mit Kunden und Finanzierern (Abschnitt 5, „E-Mail-Verlauf“); Ihre Partner-Kennung bei Europace; Zugänge Ihrer KI-Assistenten zur Plattform.

Termine. Aus Calendly übernehmen wir Ihre Termine mit Kunden: Terminart, Zeitpunkt, Name und E-Mail-Adresse des Eingeladenen, Absagen und Nichterscheinen.

4. Welche Daten über Kunden, Interessenten und andere Personen in der Plattform liegen

Die Plattform dient der Vermittlung von Eigentumswohnungen, Wohnungspaketen und Mehrfamilienhäusern, dem Ankauf von Objekten sowie der Vermietung und Betreuung verkaufter Wohnungen. Deshalb verarbeiten wir dort Daten von Kunden und Interessenten, Mietern, Eigentümern, Verkäufern, Bankberatern, Notaren und Handwerkern, die Sie oder andere Nutzer eintragen oder die aus angeschlossenen Diensten kommen (Typeform, Jotform, Calendly, Pipedrive, E-Mail, Cashflow-Quartier-Plattform).

Bei Kunden und Interessenten sind das insbesondere:

• Kontaktdaten (Name, Anschrift, Telefon, E-Mail), Herkunft des Kontakts, Terminverlauf, Phase im Verkaufsprozess, zugewiesene Vertriebler und Finanzierer, Notizen und Gesprächsvermerke, Chat, Aufgaben, E-Mails und Kampagnen-Ereignisse (gesendet, geöffnet, geklickt);
• Angaben zu Einkommen, Beruf, Eigenkapital und Finanzierungswünschen sowie Bonitäts- und Finanzierungsunterlagen: Ausweiskopien, Gehaltsnachweise, Kontoauszüge, Steuerbescheide, Selbstauskünfte, Finanzierungsangebote und -bestätigungen, Darlehensbausteine;
• objektbezogene Daten der reservierten oder gekauften Einheit (Adresse, Kaufpreis, Nebenkosten, Rückstellung, Mietsubvention, Miete, Kaufvertragsdatum);
• Informationen aus dem Austausch mit Banken, Notaren, Grundbuchämtern und Behörden.

Diese Daten verarbeiten wir, um den Kunden zu beraten, die Finanzierung vorzubereiten oder zu vermitteln, Verträge mit Notaren, Banken und Versicherern zu koordinieren (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und gesetzliche Prüfpflichten zu erfüllen, insbesondere nach dem Geldwäschegesetz (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). In Einzelfällen stützen wir uns auf unser berechtigtes Interesse an interner Dokumentation, Vertriebssteuerung und Betrugsprävention (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Weitergabe von Unterlagen an Finanzierungsberater, Banken und die Finanzierungsplattform Europace sowie die automatische Prüfung hochgeladener Unterlagen mit KI (Abschnitt „KI-Assistenten“) erfolgen auf Grundlage der Einwilligung des Kunden, die er im Kundenbereich oder schriftlich erteilt.

Bei Mietern verkaufter oder verwalteter Wohnungen verarbeiten wir Name, Wohnung, Mietvertragsdaten, Kündigung, Auszugs- und Einzugstermine, Zahlungsstand der Miete und Gesprächsergebnisse zu Mietanpassungen; bei Eigentümern Name, Firma, Kontakt und Zuordnung zu Liegenschaften. Grundlage ist der Verwaltervertrag beziehungsweise der Kaufvertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und unser berechtigtes Interesse an einer geordneten Bewirtschaftung (lit. f).

Kundenunterlagen sind besonders schützenswert. Wer sie sieht, regeln die Rollen und Rechte der Plattform (Abschnitt 6), und für den Umgang damit gelten die Regeln in Abschnitt 9.

5. Wofür wir Ihre Daten nutzen und auf welcher Grundlage

Zweck	Daten	Rechtsgrundlage
Zugang, Rollen und Rechte, Sicherheit der Anmeldung	Stammdaten, Anmeldedaten, Sitzungen	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Nutzungs-, Arbeits- oder Partnervertrag), bei Mitarbeitern § 26 BDSG; lit. f (Sicherheit)
Steuerung des Verkaufs: Boards, Phasen, Zuweisungen, Aufgaben, Chat, Benachrichtigungen	Ihre Arbeit in der Plattform	lit. b; lit. f (effiziente Zusammenarbeit)
Provisionsabrechnung, Provisionsvereinbarungen, Gutschriften, Overhead und Objekt-Tipps	Abrechnungs-, Vertrags- und Vergütungsdaten, Verkaufsdaten	lit. b; lit. c (§ 14 UStG, § 147 AO, § 257 HGB)
Dashboards, Forecast, Controlling, Rangliste	Leistungs- und Auswertungsdaten	lit. f (Steuerung, Planung und Motivation des Vertriebs); Widerspruch nach Art. 21 möglich
Terminabgleich mit Calendly (Erstgespräche, Besichtigungen, Notartermine)	Termine, Kundenbezug	lit. f (Nachvollziehbarkeit der Vertriebsarbeit, Vergütung der Setter)
E-Mail-Verlauf je Kunde und Finanzierer	E-Mails mit Kunden und Finanzierern	lit. f; nur nach Ihrer Aktivierung in den Einstellungen
Update-Anfragen per E-Mail zu Ihren Aufgaben und das Lesen Ihrer Antworten	Aufgaben, Ihre Antwort-Mails	lit. a (Ihre Freigabe in den Einstellungen, jederzeit widerrufbar)
KI-gestützte Auswertungen (Abschnitt „KI-Assistenten“)	Ticket-Texte, Antwort-Mails, Objekt- und Aufgabendaten	lit. f (Entlastung von Routinearbeit)
Automatische Prüfung der Kunden-Uploads im Kundenbereich (Abschnitt „KI-Assistenten“)	hochgeladene Unterlagen des Kunden, Name des Kunden, Bezeichnung der angeforderten Unterlage	lit. a (Einwilligung des Kunden im Kundenbereich)
Protokollierung aller Änderungen (Verlauf), Missbrauchsabwehr	Ihre Arbeit in der Plattform, Anmeldedaten	lit. f; Art. 32 DSGVO
Gesetzliche Pflichten: Geldwäscheprüfung, Erlaubnis nach § 34c GewO, Aufbewahrung	Nachweise, Abrechnungen	lit. c
Benachrichtigungen per WhatsApp (geplant)	Telefonnummer, Nachrichteninhalt	lit. a, nur mit Ihrer Einwilligung

E-Mail-Verlauf. Wenn Sie Ihr E-Mail-Konto verbinden und den Mail-Verlauf einschalten, holt die Plattform alle fünf Minuten ausschließlich E-Mails, an denen die Adresse eines Kunden oder Finanzierers beteiligt ist, und zeigt sie am Kunden und am Deal. Interne Mails im Team, private Mails und Mails ohne Kunden- oder Finanzierer-Bezug werden weder gelesen noch gespeichert. Beim ersten Lauf reicht der Abgleich 90 Tage zurück. Anhänge werden nicht gespeichert, sondern bei Bedarf live aus Ihrem Postfach geladen. Sichtbar sind die Mails für alle, die den jeweiligen Kunden sehen dürfen (zugewiesene Vertriebler, Vertriebsleitung, Systemadministratoren), für Finanzierer nur Mails mit eigener Beteiligung. Verbunden werden dürfen ausschließlich geschäftliche Postfächer (Firmenadressen), keine privaten Konten. Die Firmenpostfächer von Cashflow Quartier sind ausschließlich für die dienstliche Nutzung bestimmt; eine private Nutzung ist nicht gestattet, sodass im Mail-Verlauf keine privaten Nachrichten erfasst werden. Bei Google-Konten ist das Lesen technisch nur für Adressen der Domain cashflowquartier.com möglich. Trennen Sie Ihr Mail-Konto, löschen wir den Zugang; die bereits gespeicherten Kundenmails bleiben als Teil der Kundenakte erhalten.

Einblick durch Vorgesetzte und Geschäftsführung. Vertriebsleiter sehen Deals, Kunden, Aufgaben und Dashboards einschließlich Provision der Mitglieder ihres Teams (nur lesend). Der Geschäftsführer kann die Plattform in der Ansicht eines anderen Nutzers öffnen („Ansicht als“). Diese Ansicht ist nur lesend, wird in der Kopfzeile angezeigt und zeigt ausschließlich Inhalte, die ohnehin in der Plattform gespeichert sind; private Postfächer werden damit nicht geöffnet.

KI-Assistenten (Claude von Anthropic). Wir setzen den KI-Dienst Claude auf zwei Wegen ein. Erstens können Sie Ihren eigenen Claude mit der Plattform verbinden; er handelt dann mit Ihren Rechten, und seine Änderungen erscheinen im Verlauf unter Ihrem Namen. Zweitens erledigt Claude für uns Routinearbeit im Hintergrund: Er fasst Wünsche und Fehlermeldungen zusammen, ordnet Antworten auf Update-Anfragen den passenden Aufgaben zu, liest Daten aus der Cashflow-Quartier-Plattform ab und legt dort Liegenschaften an. Dafür übermitteln wir die jeweils betroffenen Inhalte (Ticket-Texte, Antwort-Mails, Objekt- und Aufgabendaten, gegebenenfalls Namen) an Anthropic, über das geschäftliche Team-Konto von Cashflow Quartier, dessen Vertragsbedingungen die Nutzung der Inhalte zum Training von KI-Modellen ausschließen. Drittens prüft Claude im Kundenbereich jede Datei, die ein Kunde hochlädt, darauf, ob sie das angeforderte Dokument ist (Art des Dokuments, Zeitraum, Name des Kunden, beim Eigenkapitalnachweis Datum, Bank, Betrag und Name). Dafür übermitteln wir die hochgeladene Datei, den Namen des Kunden und die Bezeichnung der angeforderten Unterlage über die Programmierschnittstelle (API) von Anthropic; das können Ausweise, Gehaltsnachweise, Kontoauszüge und Steuerbescheide sein. Das geschieht nur mit Einwilligung des Kunden, die er im Kundenbereich vor dem ersten Hochladen erteilt. Gespeichert wird bei uns nur das Ergebnis (passt, unvollständig, passt nicht, mit einer kurzen Beschreibung des Erkannten); Anthropic nutzt Inhalte aus der API laut seinen kommerziellen Geschäftsbedingungen nicht zum Training von KI-Modellen und speichert sie nur befristet. Die Prüfung entscheidet nichts endgültig: Der Kunde kann jede Datei trotz eines Hinweises einreichen, dann prüft ein Mitarbeiter. Keine Entscheidung mit rechtlicher Wirkung für Sie oder für Kunden wird allein durch KI getroffen (Art. 22 DSGVO).

6. Wer in der Plattform was sieht (Rollen, Verlauf, Transparenz im Team)

• Rechte werden serverseitig geprüft. Jede Rolle sieht nur die Bereiche, Deals und Kunden, die zu ihr gehören. Vertriebler sehen die eigenen Kunden und deren Unterlagen; Finanzierer nur die Kunden, bei denen sie eingetragen sind; Verkäufergesellschaften ihre Objekte ohne Kundendaten; Verwalter und Operations Team die Verkaufsdeals ohne Preise, Provisionen und Bonitätsdaten.
• Verlauf (Protokoll). Jede Änderung in der Plattform wird mit Name, Zeitpunkt und Inhalt gespeichert. Der Verlauf dient der Nachvollziehbarkeit, der Sicherheit und dem Nachweis von Provisionsansprüchen. Er ist für Systemadministratoren und für die am Deal Beteiligten sichtbar und kann nicht gelöscht werden.
• Chat. Nachrichten im Chat eines Deals sehen alle, die den Deal sehen; der Strang mit einem Finanzierer ist vom Team-Chat getrennt.
• Rangliste und Dashboards. In der Rangliste erscheinen alle Vertriebler nur mit einem Spitznamen, den sie selbst wählen oder automatisch erhalten (Anzahl beurkundeter Einheiten, Tempo). Echte Namen und Firmennamen sind als Spitzname gesperrt. Wer hinter einem Spitznamen steht, sehen nur die Systemadministratoren und die Vertriebsassistenz. Ihre eigene Provision sehen nur Sie selbst, Ihre Vertriebsleitung und die Systemadministratoren. Externe Vertriebspartner sehen Verkaufs-Deals anderer Vertriebe ab der Reservierung ohne Adresse, Kunde und Zuständige. Sie können der Teilnahme an der Rangliste nach Art. 21 DSGVO widersprechen (Abschnitt 12).
• Entwicklerzugänge. Externe Entwickler, die den Code prüfen oder Schnittstellen bauen, haben einen Nur-Lesen-Zugang, in dem Kontaktdaten, Bankdaten und Kundenunterlagen verborgen und Kundennamen abgekürzt sind. Daneben gibt es eine Testumgebung ausschließlich mit anonymisierten Daten.
• Keine Weitergabe an Kunden. Kunden sehen im Kundenbereich nur ihre eigenen Daten, ihre Wohnung und freigegebene Angebote, nie Provisionen, Abgaben, Chat, Aufgaben, Finanzierer oder andere Kunden.

7. Empfänger und Dienstleister

Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, wenn das für die Vermittlung oder Verwaltung erforderlich ist, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, wenn ein berechtigtes Interesse besteht oder eine Einwilligung vorliegt. Mit Auftragsverarbeitern bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO.

Dienst	Wofür	Sitz und Übermittlung
Cloudflare, Inc.	Hosting der Plattform (Workers), Datenbank (D1), verschlüsselte Dateiablage und tägliche Sicherung (R2), Zugangsschutz der Team-Adresse (Access), Schutz vor Angriffen	USA; Speicherort der Daten ist die Europäische Union (EU-Rechenzentren und EU-Jurisdiktion); zertifiziert nach dem EU-US Data Privacy Framework
Google (Google Ireland Ltd. / Google LLC)	Anmeldung mit Google-Konto; Versand und Abgleich von E-Mails über Google Workspace (Gmail-Schnittstelle); Google Drive für Kalkulationen, Fassadenfotos und Dokumente	Irland / USA; Data Privacy Framework
Microsoft Ireland Operations Ltd.	E-Mail-Versand und -Abgleich für Nutzer mit Microsoft-365-Postfach (nur wenn Sie es verbinden)	Irland / USA; Data Privacy Framework
Calendly LLC	Terminbuchungen mit Kunden (Erstgespräche, Besichtigungen, Notartermine)	USA; Data Privacy Framework
Pipedrive OÜ	Bisheriges Vertriebssystem; Übernahme der Daten in CFQ Vertrieb und nächtlicher, nur lesender Abgleich während der Übergangszeit	Estland (EU)
Europace AG	Finanzierungsplattform: Übergabe von Objekt, Kunde und Unterlagen an den Finanzierer, Rückfragen der Banken (nur mit Einwilligung des Kunden)	Deutschland
Brevo (Sendinblue SAS)	E-Mail-Kampagnen und Einladungen an Kunden, Ereignisse (gesendet, geöffnet, geklickt, abgemeldet)	Frankreich (EU)
Anthropic, PBC	KI-Assistent Claude über das geschäftliche Team-Konto von Cashflow Quartier und die API (automatische Prüfung der Kunden-Uploads) (Abschnitt 5)	USA; Übermittlung auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework beziehungsweise der EU-Standardvertragsklauseln; keine Nutzung der Inhalte zum Training von KI-Modellen laut den Geschäftsbedingungen des Team-Kontos und der API
Cashflow-Quartier-Plattform (backend.cashflowquartier.com)	Hausverwaltungs-Plattform der Gruppe: Liegenschaften, Einheiten, Mietverhältnisse, Aufgaben, Zuordnung der Verwalter; technischer Dienstleister für die Entwicklung	Deutschland (EU)
OpenStreetMap Foundation	Kartenkacheln für die Deutschlandkarte der Objekte (beim Öffnen der Karte wird Ihre IP-Adresse an den Kartenserver übermittelt); Google Maps und Street View nur, wenn Sie einen Link anklicken	Vereinigtes Königreich (Angemessenheitsbeschluss)

Daneben erhalten eigenständig verantwortliche Dritte Daten, soweit es der jeweilige Vorgang erfordert: Finanzierungsberater und Banken (Kundenunterlagen zur Finanzierung), Notare und Grundbuchämter (Kaufvertragsdaten), Verkäufergesellschaften (Stand ihrer Objekte ohne Kundendaten), Vertriebspartner (die ihnen zugewiesenen Objekte und ihre eigenen Kunden), Steuerberater, Rechtsanwälte und Behörden, wenn wir dazu verpflichtet sind.

Drittstaaten. Einige Dienstleister haben ihren Sitz in den USA. Die Übermittlung dorthin stützt sich auf die Zertifizierung des Empfängers unter dem EU-US Data Privacy Framework oder auf die EU-Standardvertragsklauseln mit zusätzlichen Garantien. Die Daten der Plattform selbst (Datenbank, Dateien, Sicherungen) werden in der Europäischen Union gespeichert.

8. Wie lange wir Daten speichern

• Nutzerkonto: bis zum Ende der Zusammenarbeit. Danach wird der Zugang gesperrt und das Konto aus allen Listen entfernt; Ihr Name bleibt im Verlauf der von Ihnen bearbeiteten Vorgänge, weil die Nachvollziehbarkeit sonst verloren ginge (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, regelmäßige Verjährung drei Jahre).
• Abrechnungen, Gutschriften, Provisionsvereinbarungen und die dazugehörigen Verkaufsdaten: zehn Jahre nach Ende des Kalenderjahres (§ 147 AO, § 257 HGB).
• Anmeldung: Sitzungen 30 Tage (Kundenbereich 14 Tage), Anmeldecodes und Bestätigungslinks wenige Minuten bis 48 Stunden, Zähler für Fehlversuche 15 Minuten.
• Zugangsdaten zu Mail-Konten und Diensten: bis Sie die Verbindung trennen oder Ihr Konto endet.
• Zustimmungen zu dieser Vereinbarung und zu Provisionsvereinbarungen: für die Dauer des Kontos und drei Jahre darüber hinaus.
• Kundendaten: Vertragsunterlagen bis zu zehn Jahre, Finanzierungsunterlagen sechs bis zehn Jahre, Beratungsdokumente in der Regel sechs Jahre. Kontaktdaten, Gesprächsvermerke und Bonitätsunterlagen von Interessenten, bei denen kein Kauf zustande kommt, bewahren wir bis zum Ende des dritten Jahres nach dem letzten Kontakt auf (regelmäßige Verjährungsfrist, § 195 BGB; Beratungsnachweis und Betreuung von Wiederinteressenten), sofern keine gesetzliche Pflicht eine längere Aufbewahrung verlangt. Danach löschen wir sie.
• Verlauf und E-Mail-Verlauf: so lange wie die Vorgänge, auf die sie sich beziehen, längstens zehn Jahre.

Nach Ablauf der Fristen löschen oder anonymisieren wir die Daten.

9. Ihre Pflichten als Nutzer

1. Persönlicher Zugang. Ihr Zugang ist persönlich. Geben Sie Anmeldecodes, Passwörter oder Ihr Gerät mit offener Sitzung nicht weiter. Sperren Sie Geräte, auf denen die Plattform geöffnet ist. Melden Sie den Verlust eines Geräts oder den Verdacht auf fremden Zugriff sofort an Kontakt@cashflowquartier.com.
2. Zweckbindung. Sie nutzen die Daten aus der Plattform ausschließlich für die Vermittlung, Finanzierung, Verwaltung und Abrechnung der Objekte von Cashflow Quartier. Eine Nutzung für andere Geschäfte, eigene Kundenlisten oder Werbung ist nicht erlaubt. Ausgenommen ist die Ablage Ihrer eigenen Gutschriften und Abrechnungen in Ihrer Buchhaltung.
3. Vertraulichkeit. Kunden-, Objekt-, Preis-, Kalkulations- und Provisionsdaten sowie Informationen über andere Nutzer (Rangliste, Team-Provisionen) behandeln Sie vertraulich, auch nach dem Ende der Zusammenarbeit.
4. Keine Kopien außerhalb der Plattform. Laden Sie Kundenunterlagen nur über die Plattform oder den Kundenbereich hoch. Verschicken oder speichern Sie Ausweise, Gehaltsnachweise und Kontoauszüge nicht über private Messenger, private E-Mail-Konten oder lokale Ordner. Exportieren Sie Daten nur, wenn ein Vorgang es erfordert, und löschen Sie die Kopie danach.
5. Datensparsamkeit und Richtigkeit. Erfassen Sie nur Daten, die für den Vorgang nötig sind, und halten Sie Ihre eigenen Angaben (Kontakt, Abrechnungsdaten, § 34c-Nachweis) aktuell.
6. Information der Kunden. Wer einen Kunden aufnimmt, informiert ihn darüber, dass Cashflow Quartier seine Daten für die Vermittlung verarbeitet (Hinweis auf diese Erklärung unter /datenschutz), und holt die Einwilligung zur Weitergabe von Unterlagen an Finanzierer, Banken und Europace ein, bevor Unterlagen weitergegeben werden. Der Kundenbereich erledigt beides automatisch, sobald der Kunde dort angemeldet ist.
7. Eigene Kunden externer Vertriebspartner. Vertriebspartner, die eigene Kunden in die Plattform einbringen (Label „Extern“), bleiben für die Erhebung bei diesen Kunden selbst verantwortlich. Sie sichern zu, die Kunden über die Weitergabe an Cashflow Quartier informiert zu haben. Cashflow Quartier verarbeitet die Daten dieser Kunden für die Vermittlung der eigenen Objekte und für die Abrechnung.
8. Keine Umgehung. Versuchen Sie nicht, Rechte der Plattform zu umgehen, Daten automatisiert abzugreifen oder fremde Zugänge zu nutzen. KI-Assistenten dürfen Sie nur mit Ihrem eigenen Zugang verbinden; sie handeln dann unter Ihrem Namen.
9. Datenpannen melden. Haben Sie den Verdacht, dass Daten verloren gegangen sind oder Unbefugte Zugriff hatten, melden Sie das unverzüglich, damit wir die gesetzlichen Fristen (72 Stunden gegenüber der Aufsichtsbehörde) einhalten können.
10. Ende der Zusammenarbeit. Mit dem Ende der Zusammenarbeit wird Ihr Zugang deaktiviert. Kopien von Daten aus der Plattform, die Sie außerhalb gespeichert haben, löschen Sie.
11. Verstöße. Bei Verstößen gegen diese Regeln können wir den Zugang sperren. Schadensersatzansprüche und die Meldung an Aufsichtsbehörden bleiben vorbehalten.

10. Sicherheit

Die Verbindung zur Plattform ist durchgehend verschlüsselt (TLS). Alle Daten werden in der Europäischen Union gespeichert und täglich gesichert. Hochgeladene Dateien liegen in einer verschlüsselten Dateiablage, Zugangsdaten zu Mail-Konten in einem zusätzlich verschlüsselten Tresor, Passwörter nur als gesalzene Prüfsumme. Die Anmeldung läuft über Einmalcodes an die E-Mail-Adresse, Google-Konten oder Passwörter mit Sperre nach wiederholten Fehlversuchen. Jede Berechtigung wird auf dem Server geprüft, nicht nur in der Oberfläche. Hinein kommt nur, wer in der Nutzerverwaltung angelegt und aktiv ist. Jede Änderung ist im Verlauf nachvollziehbar.

11. Cookies und lokale Speicherung

Die Plattform setzt nur technisch notwendige Cookies: das Sitzungs-Cookie cfq_sitzung (30 Tage), auf der Team-Adresse das Cookie des Cloudflare-Zugangsschutzes (CF_Authorization) und im Kundenbereich cfq_kunde (14 Tage). Es gibt keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Cookies und keine Einbindung sozialer Netzwerke. Einstellungen der Oberfläche (heller oder dunkler Modus, Filter, zuletzt geöffnete Ansicht) speichert Ihr Browser lokal; sie verlassen Ihr Gerät nicht.

12. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO jederzeit das Recht auf

• Auskunft über Ihre gespeicherten Daten, deren Herkunft, Empfänger und Zweck (Art. 15),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16),
• Löschung, soweit keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (Art. 17),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18),
• Datenübertragbarkeit für Daten, die Sie uns bereitgestellt haben (Art. 20),
• Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf berechtigtem Interesse beruhen (Art. 21), zum Beispiel gegen die Nennung in der Rangliste; wir prüfen dann, ob zwingende schutzwürdige Gründe überwiegen,
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft, zum Beispiel für Update-Anfragen per E-Mail; die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Wenden Sie sich dazu an Kontakt@cashflowquartier.com. Außerdem können Sie sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, insbesondere bei der für uns zuständigen Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, www.ldi.nrw.de.

13. Änderungen dieser Vereinbarung

Wenn wir die Plattform um Funktionen erweitern oder neue Dienstleister einbinden, passen wir diese Vereinbarung an. Jede neue Fassung zeigt die Plattform Ihnen bei der nächsten Anmeldung an; Sie können erst weiterarbeiten, wenn Sie ihr zugestimmt haben. Was sich geändert hat, steht in den Neuigkeiten der Plattform. Frühere Fassungen senden wir Ihnen auf Anfrage zu. Die jeweils aktuelle Fassung ist jederzeit ohne Anmeldung unter /datenschutz abrufbar.

14. Zustimmung

Mit dem Klick auf „Ich stimme zu“ bestätigen Sie, dass Sie diese Vereinbarung gelesen und verstanden haben, nehmen die beschriebene Verarbeitung Ihrer Daten zur Kenntnis und verpflichten sich zu den Regeln in Abschnitt 9. Wir speichern dazu Ihren Namen, den Zeitpunkt, die Nummer der Fassung, Ihre IP-Adresse und die Kennung Ihres Browsers.